เปิดสรุปแบบเข้าใจง่าย ระบบ ERP คืออะไร

บริษัทที่กำลังเติบโตมักมาถึงจุดที่ไม่สามารถจัดการปัญหาได้อีกต่อไป นั่นคือที่มาของซอฟต์แวร์การวางแผนทรัพยากรขององค์กรหรือระบบ ERP ซึ่งช่วยรวบรวมและจัดระเบียบข้อมูลทางธุรกิจที่สำคัญ และช่วยให้องค์กรดำเนินการได้อย่างมีประสิทธิภาพ แม้ว่าจะมีการขยายตัว

ผู้ประกอบการส่วนใหญ่เคยได้ยินคำว่า “ERP” แต่อาจไม่ทราบว่าระบบการวางแผนทรัพยากรขององค์กรสามารถทำอะไรให้กับทีมของตนได้อย่างแท้จริง โดยบทความต่อไปนี้จะอธิบายว่า ระบบ ERP คืออะไร ทำงานอย่างไร สามารถทำอะไรให้ธุรกิจได้บ้าง

ระบบ ERP คืออะไร?

ระบบ ERP คือ Enterprise Resource Planning ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์หรือระบบประเภทหนึ่งที่ธุรกิจใช้ในการวางแผนและจัดการกิจกรรมประจำวัน เช่น ห่วงโซ่อุปทาน การผลิต บริการ การเงิน และกระบวนการอื่น ๆ ซอฟต์แวร์ Enterprise Resource Planning สามารถใช้เพื่อทำให้กิจกรรมแต่ละอย่างเป็นไปโดยอัตโนมัติและง่ายขึ้นทั่วทั้งธุรกิจหรือองค์กร เช่น การบัญชีและการจัดซื้อจัดจ้าง การจัดการโครงการ การจัดการลูกค้าสัมพันธ์ การจัดการความเสี่ยง การปฏิบัติตามกฎระเบียบ และการดำเนินงานของห่วงโซ่อุปทาน

ERP ทำอะไร ?

ระบบ ERP ช่วยให้แผนกต่าง ๆ สามารถสื่อสารและแบ่งปันข้อมูลได้ง่ายขึ้น โดยจะรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับกิจกรรมและสถานะของแผนกต่าง ๆ ทำให้ส่วนอื่น ๆ สามารถเข้าถึงข้อมูลและนำไปใช้ให้เกิดประโยชน์ได้

ระบบ ERP สามารถช่วยให้องค์กรมีความตระหนักในตนเองมากขึ้นโดยการเชื่อมโยงข้อมูลที่เกี่ยวกับการผลิต การเงิน การจัดจำหน่าย และทรัพยากรบุคคลเข้าด้วยกัน เนื่องจากเป็นการเชื่อมต่อเทคโนโลยีต่าง ๆ ที่ใช้โดยแต่ละส่วนของธุรกิจ จึงสามารถกำจัดเทคโนโลยีที่ซ้ำกันและเทคโนโลยีที่เข้ากันไม่ได้ ซึ่งมีค่าใช้จ่ายสูง กระบวนการมักจะรวมบัญชีเจ้าหนี้ ระบบควบคุมสต็อก ระบบ MRP ระบบตรวจสอบคำสั่งซื้อ และฐานข้อมูลลูกค้าเข้าไว้ในระบบเดียว

ระบบ ERP ทำงานอย่างไร ?

ERP ได้รับการพัฒนาในช่วงหลายปีที่ผ่านมาจากซอฟต์แวร์รุ่นดั้งเดิมที่ใช้เซิร์ฟเวอร์ไคลเอ็นต์จริงและระบบป้อนข้อมูลด้วยตนเอง ไปจนถึงซอฟต์แวร์บนคลาวด์ที่มีการเข้าถึงระยะไกลผ่านเว็บไซต์ โดยทั่วไปแล้วแพลตฟอร์มจะได้รับการดูแลโดยบริษัทที่สร้างแพลตฟอร์ม โดยบริษัทลูกค้าจะเช่าบริการจากแพลตฟอร์มดังกล่าว

ธุรกิจเลือกระบบที่ต้องการใช้ จากนั้น บริษัทโฮสติ้งจะโหลดระบบลงบนเซิร์ฟเวอร์ที่ไคลเอนต์เช่า และทั้งสองฝ่ายเริ่มทำงานเพื่อรวมกระบวนการและข้อมูลของลูกค้าเข้ากับแพลตฟอร์ม

เมื่อเชื่อมโยงหน่วยงานทั้งหมดเข้ากับระบบแล้ว ข้อมูลทั้งหมดจะถูกรวบรวมไว้บนเซิร์ฟเวอร์และสามารถใช้งานได้ทันทีสำหรับผู้ที่ได้รับอนุญาตให้ใช้งาน ช่วยสร้างรายงานด้วยเมตริก กราฟ หรือภาพอื่น ๆ พร้อมทั้งให้ความช่วยเหลือลูกค้าที่อาจต้องการเพื่อพิจารณาว่าธุรกิจและแผนกต่าง ๆ ดำเนินการอย่างไร

ประโยชน์ของระบบ ERP

ธุรกิจใช้การวางแผนทรัพยากรขององค์กร (ERP) ด้วยเหตุผลหลายประการ เช่น การขยาย การลดต้นทุน และการปรับปรุงการดำเนินงาน ผลประโยชน์ที่แสวงหาและรับรู้ระหว่างบริษัทอาจแตกต่างกัน ดังนี้

#1 ปรับปรุงความแม่นยำและผลผลิต

การผสานรวมและทำให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นอัตโนมัติช่วยลดความซ้ำซ้อน พร้อมทั้งปรับปรุงความแม่นยำและประสิทธิภาพการทำงาน นอกจากนี้แผนกที่มีกระบวนการเชื่อมโยงกันสามารถประสานงานเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่รวดเร็วและดียิ่งขึ้น

#2 ปรับปรุงการรายงาน

ธุรกิจบางแห่งได้รับประโยชน์จากการรายงานข้อมูลตามเวลาจริงที่ได้จากการปรับปรุงระบบเพียงแหล่งเดียว การรายงานที่ถูกต้องและครบถ้วนช่วยให้บริษัทสามารถวางแผน งบประมาณ คาดการณ์ และสื่อสารสถานะการดำเนินงานกับองค์กรและผู้มีส่วนได้เสียอย่างผู้ถือหุ้นได้

#3 เพิ่มประสิทธิภาพ

ระบบ ERP ช่วยให้ธุรกิจต่าง ๆ สามารถเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นสำหรับลูกค้า ผู้ขาย และพันธมิตรทางธุรกิจได้อย่างรวดเร็ว สิ่งนี้มีส่วนช่วยในการปรับปรุงความพึงพอใจของลูกค้าและพนักงาน โดยมีอัตราการตอบกลับที่รวดเร็วขึ้น และเพิ่มอัตราความแม่นยำ นอกจากนี้ ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องมักจะลดลงเมื่อบริษัทดำเนินการได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

#4 เพิ่มความร่วมมือ

แผนกต่าง ๆ สามารถทำงานร่วมกันและแบ่งปันความรู้ได้ดีขึ้น พนักงานที่ทำงานร่วมกันใหม่สามารถปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานและเพิ่มความพึงพอใจของพนักงาน เนื่องจากพนักงานสามารถเห็นได้ว่าแต่ละกลุ่มมีส่วนสนับสนุนภารกิจและวิสัยทัศน์ของบริษัทอย่างไร นอกจากนี้ งานที่ไม่จำเป็นและงานที่ต้องทำด้วยตัวเองยังถูกยกออกไป ทำให้พนักงานสามารถจัดสรรเวลาให้กับงานที่มีความหมายมากขึ้น

ระบบ ERP หรือการวางแผนทรัพยากรองค์กร ช่วยจัดการและรวมกระบวนการทางธุรกิจผ่านระบบเดียว ด้วยมุมมองที่ดีขึ้น ทำให้บริษัทสามารถวางแผนและจัดสรรทรัพยากร ส่งเสริมการสื่อสารและการแบ่งปันความรู้อย่างอิสระทั่วทั้งองค์กร ซึ่งการรวมระบบเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพและประสิทธิผลนี้ช่วยเพิ่มการทำงานร่วมกันระหว่างทีมและแผนกต่าง ๆ ได้ดีขึ้นเป็นอย่างมาก

สนใจระบบ ERP ติดต่อ บริษัท ดับเบิ้ล ไพน์ จำกัด เราให้บริการเกี่ยวกับ Digital Transformation เป็นที่ปรึกษาด้านดิจิทัลและพัฒนาเทคโนโลยีภายในองค์กร ช่วยพลิกโฉมการทำงานแบบเดิม ด้วยการเพิ่มศักยภาพทางด้านเครื่องมือ ปรับเปลี่ยนขั้นตอนการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยนำ Technology มาใช้เป็นเครื่องมือให้เกิดประโยชน์สูงสุด ไม่ว่าจะเป็นระบบ ERP หรือ MRP เพื่อให้บุคลากรสามารถใช้เครื่องมือเพื่อลดเวลาการทำงานเพราะกระบวนการต่างๆ ที่เคยซ้ำซ้อนให้เป็นกระบวนการที่เป็นอัตโนมัติได้ สามารถเยี่ยมชมเว็บไซต์ได้ที่ mac5legacy.com

ที่มาข้อมูล : investopedia.com